Как да управлявам напредъка на задачите в Microsoft Planner в Windows 10?

Microsoft Planner принадлежи към пакета от приложения на Office365. Това е приложение за планиране, което екипите и отделните лица могат да използват за създаване на планове, възлагане на задачи, комуникация и сътрудничество и споделяне на документи, наред с други цели. Задачите могат да бъдат създадени и конфигурирани по специфичен начин, съобразен с нуждите на екипа. Процесът е доста ясен, но много хора имат проблеми с него.

Всъщност актуализирането на напредъка на задачите в Planner може да бъде толкова лесно, колкото наблюдението на напредъка на задачите, възложени на всеки отделен човек на определени интервали. Дяволът обаче е в детайлите и изглежда, че някои хора не могат да го разберат. Ако сте в тази лодка, това ръководство е за вас. До края на това ръководство ще научите как да управлявате напредъка на задачите в Microsoft Planner.

Как да настроите Microsoft Planner

Microsoft Planner е виртуалният инструмент за управление на задачи в пакета Office 365. Той осигурява лесен начин на екипите да си сътрудничат и планират и наблюдават задачи. Потребителите могат също така да актуализират състоянието на задачата и да споделят информация за задачите за по-безпроблемна координация на проекти.

В Planner можете да разделите голям проект на по-малки задачи, с график за всяка задача, които заедно съставят продължителността на конкретен план. С работата на задачите можете да промените състоянието им от „Не е започнало“ на „В процес на изпълнение“ и накрая на „Изпълнено“. Можете дори да създадете допълнителни задачи, ако е необходимо.

Planner включва много шаблони, които ви позволяват бързо да преминете към задачи и проекти, като по този начин спестявате много време. Трябва само да се уверите, че шаблоните са в унисон със задачите на вашия екип и да ги прецизирате, ако е необходимо, и можете да отидете направо на работа.

За да започнете, трябва да влезете във вашия акаунт в Office 365. Отидете на Страница за планиране в Office 365 и въведете потребителските си данни. След като влезете, щракнете върху Planner в раздела Home, за да заредите интерфейса на Microsoft Planner.

Тук имате три начина да продължите. Ако вече сте създали планове, изберете най-често използваните, като щракнете върху „Любими планове“. Ако искате да видите всичките си планове, щракнете върху „Всички планове“. Ако обаче искате да създадете нов план от нулата, щракнете върху опцията Нови планове.

В прозореца Създаване на нов план въведете име на план в даденото поле. По-добре е да използвате име, което сбито представя целта на плана. В „Кой може да разгледа този план?“ група, изберете „Моята организация“, за да бъде достъпна за всички в екипа ви, и „Само хората, които добавям“, за да ограничите гледането до разрешените. Не забравяйте да добавите описание на плана и изберете дали новите членове да се добавят автоматично към имейлите за известия.

Когато приключите с цялата конфигурация, най-накрая можете да щракнете върху бутона Създаване на план. След създаването на плана можете да продължите и да добавяте задачи.

За да започнете, отворете Microsoft Planner, изберете плана си и щракнете върху бутона + или Добавяне на задача. Тук трябва да дадете име на задачата си. В полето „Въведете име на задача“ въведете името на задачата. След това изберете краен срок. Накрая възложете задачата на екип или отделен сътрудник.

След като приключите, щракнете върху бутона Добавяне на задача, за да създадете задачата. Можете да създадете множество задачи по този начин и да ги възложите на различни хора.

Как да актуализирате напредъка на задачите в Microsoft Planner

Напредъкът на задачата в Microsoft Planner е разделен на три компонента, всеки от които представя докъде е стигнала задачата.

Не е започнало.

Присвоен на задача, която не е започнала или която не е възложена на никого. Може да му бъде даден етикет, ако началната дата на задачата е все още в бъдещето.

В процес на изпълнение.

Този етикет е присвоен на текущи задачи. Няма значение какъв процент от задачата е изпълнена. Microsoft Planner има само този етикет, за да маркира всички текущи задачи, независимо от индивидуалното ниво на изпълнение.

Завършен. Този етикет се възлага на задачи, които са приключили.

По този начин актуализирането на напредъка на задачата е свързано с превключване между тези етикети за всяка създадена задача, както е подходящо.

Как ръчно да актуализирате напредъка на задачите в Microsoft Planner

Има няколко начина да актуализирате напредъка на задачите в Microsoft Planner.

Имайте предвид, че всеки етап на напредъка е представен с икона.

Не е започнало.

Празен кръг.

В процес на изпълнение.

Полуцветен кръг.

Завършен.

Пълноцветен кръг с отметка в средата.

Групи> Напредък

• Придвижете се до Групи и изберете задача.
• Щракнете върху стрелката за падащо меню Прогрес.
• Изберете опцията, от която се нуждаете.

Например, ако задачата е изпълнена, изберете Завършено от падащия списък Прогрес.

Избиране на символи

Всяка задача има символ, който представя нейния напредък. Изпълнените задачи имат символа на пълен кръг с отметка в средата, докато текущите задачи имат символа на полупълния кръг.

Изберете символа до задачата, за да отворите прозореца за избор на напредък и изберете друго състояние на напредъка.

Избор на задача

Това е друг начин да промените състоянието на напредъка на дадена задача. Просто изберете задачата, за да разкриете прозореца за избор на напредък. Актуализирайте напредъка на задачата оттам.

Как да използвам Planner с екипите на Microsoft за управление на задачи

Тъй като създаването на нов план автоматично създава нова група на Office 365, можете да си сътрудничите, като използвате задачи на Planner в други свързани приложения в семейството на Office 365, като OneDrive и Outlook.

Можете също да използвате Planner с Microsoft Teams за управление на създадени задачи. Можете да си сътрудничите по задачи чрез Планировщик или чрез добавяне на един или повече раздели на Планер към канал на Екипи.

Ето как да създадете канал за планиране в Microsoft Teams:

• Отворете Teams и изберете канал. В канала щракнете върху бутона +.
• Намерете и изберете Планер.
• Създайте план с правилните подробности и го запазете. Можете също да изберете вече съществуващи планове.

Процесът на добавяне на задача, присвояване и актуализиране е същият, както е обяснен по-горе.

Microsoft Planner се използва за създаване на малки задачи, които заедно се вписват в по-голям план за екип, за да си сътрудничат. Знанието как да актуализирате напредъка от иницииране до завършване и също така да си сътрудничите в платформа като Microsoft Teams може да увеличи както индивидуалната производителност, така и работата в екип в организацията.

Въпреки това, ако вашият компютър е бавен, това може да повлияе негативно на операциите и да направи облачното сътрудничество много по-бавно. Можете да използвате BoostSpeed, за да премахнете проблеми с намаляването на скоростта и безполезни интернет файлове и да направите преживяването ви по-гладко.