Как да изтеглите всички имейли от сървъра в Outlook?

Outlook е основният интерфейс за изпращане на имейли за потребители на Microsoft Exchange Server. Той се синхронизира със сървъра за бързо и удобно извличане и изпращане на имейли. Няма значение дали вашият имейл клиент е Outlook.com, Hotmail или дори трета страна като Gmail, можете лесно да настроите акаунта си и да започнете да изпращате всички тези работни имейли.

Тъй като те са вашите имейли, разбира се, бихте искали възможността да ги отваряте по всяко време. Можете да разчитате на Outlook да показва всеки имейл, от който се нуждаете, независимо колко месеца са минали, откакто сте го написали. Или можеш? Оказа се, че нещата не са толкова прости. Outlook не показва всичко по подразбиране: по-голямата част от имейлите ви остават на Microsoft Exchange Server, докато само част от тях са достъпни за вас в Outlook.

Ако използвате Outlook 2019, 2016, 2013 или Outlook за Office 365, не можете да получите незабавен достъп до по-старите си имейли, без да промените настройката на входящата поща. Въпреки че вашият имейл се съхранява на сървъра завинаги, ако желаете, може да очаквате удобството да имате и локално копие. Начинът, по който е настроен Outlook, обаче изтегля до 12 месеца вашите имейли на вашия локален диск. Ако трябва да прочетете имейли, по-стари от тази дата, ще трябва да предприемете съответните действия, за да принудите Outlook да ги изтегли от сървъра.

Защо Outlook има ограничение за изтегляне на имейл?

Може би се чудите защо ситуацията е такава. Това е така, защото Microsoft Office прави някои интелигентни настройки, когато е инсталиран на вашата система. Той проверява целия ви хардуер и прави необходимите корекции, за да позволи на програмата да работи оптимално в системата. По отношение на имейлите на Outlook и предприятията, проверките, които той извършва на вашия хардуер, се използват за задаване на параметри за изтегляне.

Очевидно е, че се опитва да помогне, но програмата може да се намеси. След като проверите твърдия си диск, за да проверите колко място остава, той автоматично регулира ограничението във времето, което определя колко от имейлите ви се запазват локално. Колкото повече дисково пространство е на разположение, толкова повече месеци имейли се изтеглят. Изчислението се извършва по следната формула:

• Ако свободното място на диска е до 64 гигабайта, до 12 месеца имейли се изтеглят автоматично на вашия компютър.
• Ако свободното дисково пространство е някъде между 32 гигабайта и 64 гигабайта (без да включва нито едно число), тримесечни имейли автоматично се изтеглят на вашия компютър.
• Ако количеството свободно пространство на диска е по-малко от 32 гигабайта, имейлите на стойност само за месец се запазват в локалното хранилище на вашия компютър.

Може да се чудите каква е суматохата и защо настройката не може просто да бъде настроена да „изтегля всички имейли“ или нещо подобно. Всъщност, противно на общоприетото схващане, имейлите могат да заемат много място за съхранение. Тези, които водят зает живот, натоварен с електронна поща, често откриват, че огромно количество място е заето както от изпратените, така и от получените имейли. Ако не следите използването на диска, може да се събудите, за да установите, че цялото ви пространство е погълнато от вашата бизнес кореспонденция.

Microsoft също знае това. Ето защо Office е проектиран да регулира автоматично параметрите за съхранение, като ограничението за локално съхранение по подразбиране за Outlook за Outlook. Обикновено това е наред; шансовете са, че нямате голяма нужда от имейли от отминали години. Освен това, независимо от настройката, вие все още получавате локален достъп до вашите задачи, срещи в календара и контакти.

Имайте предвид, че ефикасността на тази настройка зависи от вида на имейл клиента, който използвате. Ако използвате един от собствените доставчици на услуги за електронна поща на Microsoft като Hotmail, Outlook или 0365, настройката оказва влияние върху броя имейли, достъпни на място. Същият принцип се прилага за повечето популярни бизнес имейл услуги наоколо. Ако обаче използвате публичен доставчик като Gmail, Yandex или Yahoo, няма да се притеснявате, тъй като настройката няма да има ефект. Всичките ви имейли на Microsoft Exchange Server ще имат локално копие, съхранявано във вътрешното хранилище на вашия компютър.

Как да накарам Outlook да изтегли всички имейли от сървъра

Сървърът тук естествено се отнася до Microsoft Exchange Server. Докато някои фирми купуват лиценз за хостване на Exchange Server в помещенията, други се обръщат към доставчик на сървър на Exchange като услуга на трета страна. Популярността на Exchange Online, облачна версия на услугата, хоствана от самия Microsoft, също се увеличава.

Независимо от използвания режим на Exchange, основната му функция остава същата: агент за прехвърляне на съобщения, който изпраща имейли между компютрите. Съобщенията се четат от двата края посредством имейл клиент, в този случай Outlook.

По същество, като използвате Exchange, всички имейли, които някога сте изпращали и получавали, се съхраняват на Exchange Server за постоянно. Разбира се, вечното запазване на имейлите ви зависи от неща като ограничения за съхранение в облак за индивидуални акаунти и непрекъснато използване на акаунта. Въпросът остава, че при нормални обстоятелства все още можете да виждате имейлите си, включително наистина старите, дори и да не се съхраняват на вашия компютър.

И така, какво можете да направите да изтеглите всички имейли от сървъра в Outlook? Ако искате да видите всичките си имейли в Outlook, има два начина.

Метод 1: Използвайте връзката „Още“ в Outlook

Outlook за Office предлага лесен начин за удължаване броя на имейлите, показвани в папка. Ако приемем, че сте поддържали акаунта дълго време или имате дълга история на имейлите, приложението обикновено ще показва само най-новите имейли. Но ти можеш принуди Outlook да изтегли всички IMAP имейли - или да ги покажете поне.

Когато се намирате в папка като Inbox или Sent в Outlook и превъртите надолу, скоро стигате до края на показаните имейли. Точно там ще видите съобщение, което ви информира, че можете да щракнете върху връзката, за да видите още съобщения:

В тази папка на сървъра има още елементи

Щракнете тук, за да видите повече имейли в Microsoft Exchange

След като щракнете върху връзката „Щракнете тук, за да видите повече имейли в Microsoft Exchange“, Outlook ще изтегли останалите имейли за тази папка на вашия компютър. Това работи само ако имате връзка с интернет. Освен това се изтеглят само имейлите за определена папка. По този начин, ако сте в папката Изпратени, получавате само всички имейли, които някога сте изпращали.

Този принцип е валиден, ако извършвате търсене в пощенска кутия. Когато въведете заявката си за търсене и резултатите се показват, ако има много имейли, съответстващи на думата за търсене, може да видите следното в долната част на страницата с резултати:

Показват се последните резултати ...

| Повече ▼

Кликването върху връзката Още изтегля останалите имейли, съответстващи на вашата заявка за търсене.

Ако искате с един поглед да видите всичките си имейли в определена папка, можете да влезете в акаунта си чрез уеб приложението за Outlook. Това ще ви отведе до интерфейса на Microsoft Exchange Server за вашия акаунт и можете да видите всичко съхранено там.

Метод 2: Променете настройката „Mail to Keep Offline“ в Outlook

Това е настройката, която определя колко месеца имейли Outlook поддържа на вашия компютър. Не забравяйте, че това работи само когато използвате имейл клиент на Microsoft или признат доставчик на бизнес имейл. Можете да удължите броя на съхраняваните имейли или дори да го намалите. Можете също така да кажете на Outlook да запазва всеки един от имейлите ви локално.

Според Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook за Office 365 предлагат опции за 1, 3, 6, 12 или 24 месеца или Всички. Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook за Office 365 предоставят допълнителните опции за 3 дни, 1 седмица и 2 седмици.

Без повече шум, ето какво трябва да направите:

• Стартирайте приложението Outlook.
• Отидете до раздела Файл.
• Изберете падащото меню Account Settings.
• Когато опцията е разширена, изберете Настройки на акаунта.
• В прозореца Настройки на акаунта изберете раздела Имейл.
• Ако имате няколко акаунта в Outlook, те ще бъдат показани тук. Изберете този, чиито настройки искате да коригирате и след това щракнете върху бутона Промяна.
• Показва се диалоговият прозорец Промяна на акаунта. Уверете се, че е отметнато квадратчето Използване на кеширан режим на обмен.
• Преместете плъзгача „Mail to keep offline“ до желания брой години, месеци, дни или седмици. (Ако плъзгачът е сив, вашият администратор може да ви е блокирал да променяте настройката.)
• Щракнете върху бутона Напред.
• Появява се изскачащ прозорец с молба да потвърдите промяната в конфигурацията. Щракнете върху OK.
• Щракнете върху Finish и рестартирайте Outlook.

Скоро трябва да видите съобщение, което ви информира, че „Вашите папки са актуални“ в долната част на Outlook. Това се появява само след като Outlook завърши изтеглянето на всичките ви съобщения от Microsoft Exchange Server.

Изберете опцията Всички, само ако има достатъчно място за съхранение. Вашите настройки трябва да съответстват на количеството място на вашия диск. Ако изберете опцията за изтегляне на всички имейли на диск с ограничено пространство, проблемите са неизбежни. Препоръчваме първо да изтриете всички нежелани елементи от хранилището си, за да освободите повече място.

Естествено може да ви е трудно да решите какво да премахнете от вашето хранилище, така че ние сме тук, за да ви помогнем. Знаете ли, че освен очевидните файлове във вашата система, има и боклуци, които нямат никаква цел, освен да надуват използването на вашето хранилище? Разбира се, бихте искали да се отървете от тях, но намирането на мястото им може да е проблем.

За да разрешите тази загадка, препоръчваме да изтеглите BoostSpeed. Този софтуер е проектиран да премахва всички видове боклуци от компютър, като ненужни системни и потребителски временни файлове, кеш памет на уеб браузъра, неизползвани дневници за грешки, остатъци от файлове на Windows Update, ненужен кеш на Microsoft Office и много други. След сканиране ще забележите извлечените допълнителни гигабайта дисково пространство. Като бонус, BoostSpeed ​​намира и премахва всички причини за забавяне на системата, като гарантира, че вашият компютър работи по-добре и по-стабилно от преди.